Hábito #2: Organización Semanal

Es común sentirnos abrumados con la agenda llena y sin tiempo para las cosas que son realmente importantes, como compartir con nuestra familia y seres queridos, ejercitarnos, comer sano o comenzar nuestro negocio. A veces nos parece que otras personas tienen dominio total de nuestra agenda y nuestras prioridades, menos nosotros. Hay algo de realidad en esto:

Si no organizamos nuestra semana, otras personas lo harán por nosotros.

Si no establecemos prioridades, otras personas nos impondrán las suyas.

Así de sencillo. En esa misma línea, el creador de Apple, Steve Jobs, dijo: “Si no trabajas para tu sueño, alguien te contratará para que trabajes por los suyos”. En otras palabras, o nos organizamos para empezar a ejecutar nuestra visión personal, o seguiremos trabajando para la agenda de otros.

Esto puede sonar extraño pues todos tenemos responsabilidades que cumplir. Sin embargo, cuando empezamos a aplicar el hábito de la organización semanal empezamos a romper el paradigma “No tengo tiempo” y a sustituirlo por un nuevo paradigma: “Voy a separar tiempo para esto”. Aún si tienes un empleo que te ocupa la mayoría del tiempo, es muy saludable comenzar a practicar este hábito asumiendo tú las decisiones sobre tu tiempo en lugar de dejárselas a otros.

Si nunca has llevado una agenda, o si tu agenda sólo tiene las cosas de tu trabajo, es normal que al principio no encuentres cómo empezar este hábito. Te recomendamos no comenzarlo hasta que hayas incorporado el Hábito #1 de Conectar a diario con tu visión y misión personal. Tu visión y misión personal serán tu brújula para comenzar con tu organización semanal.

Cómo organizar mi semana

Este hábito te tomará entre 10 y 20 minutos una sola vez por semana (no es diario). Necesitarás una agenda, puede ser física o electrónica. Si tienes un teléfono inteligente, recomendamos usar la de tu teléfono o la de tu computadora. Google Calendar es una alternativa; es una agenda electrónica gratuita que funciona perfectamente. También necesitarás tomar notas, ya sea tu libreta, tu celular o tu computadora.

Escoge un día de la semana y una hora para este hábito; te recomendamos el domingo por ser el primer día de la semana, pero puedes escoger el día más apropiado para ti según tu jornada laboral. Procura que sea un día en el que sueles estar más relajado que el resto de la semana; puede ser tu día libre. Fija este día y hora en tu agenda. Separa 20 minutos en la hora específica del día que selecciones. Ejemplo: Domingo de 9:00AM a 9:20AM. Si usas la agenda del celular, programa una alarma o recordatorio para que te recuerde la hora de tu organización semanal. Esto te hace consciente de que tienes un compromiso contigo a esa hora y te ayudará a cumplirlo hasta que el hábito esté incorporado en tu vida de forma natural. Cuando llegue el día y la hora de organizar tu semana, puedes usar esta guía de pasos:

  1. Dedica uno o dos minutos a observar en silencio tu visión y misión personal (Hábito #1). Si te ayuda, usa música inspiradora para este ejercicio.
  2. Reflexiona en tus prioridades. Y me refiero a las tuyas personales; no a las del trabajo. Piensa qué cosas son realmente lo más importante para ti y agrúpalas en 3 categorías. Por ejemplo: Familia, Salud y Empezar mi negocio. Otro ejemplo puede ser: Mudarme, Conseguir Pareja, Empezar a ejercitarme. No significa que lo demás no importe. Significa que en estas tres categorías están las cosas más importantes para ti. Añade una cuarta categoría a la que llamarás: Metas personales.
  3. Escoge una meta representada en tu visión personal y toma nota de dos o tres pasos simples para comenzar a trabajar en esa meta. Por ejemplo, si en tu visión hay un viaje a Japón, tus pasos simples pueden ser: investigar costo de pasajes y la mejor época para hacer ese viaje.
  4. Haz una lista con tus 4 categorías como título: Puede ser una tabla de cuatro columnas similar a esta:Tabla vacia
  5. Coloca al menos una o dos actividades bajo cada prioridad en tu tabla. Deben ser tareas que te propongas realizar esta semana. Aquí te mostramos un ejemplo:Tabla llena
  6. Ve a tu agenda y observa qué cosas tienes ya colocadas en ella. Simplemente observa. Si no hay nada en tu agenda, reflexiona en ello. Si tu agenda tiene actividades, ¿de qué son? ¿son de trabajo? ¿están ahí tus prioridades? Simplemente observa y reflexiona.
  7. Acomoda en tu agenda las actividades que anotaste en la tabla. Te invito a usar la creatividad para maximizar tu tiempo. Usando de ejemplo la tabla del paso #5, puedes acomodar actividades a la par de otras gestiones de tu día ordinario de trabajo. Por ejemplo, a la hora de almuerzo puedes sacar 10 minutos para entrar a Expedia.com a explorar precios de los pasajes a Japón. O mientras haces la fila del colmado puedes llamar para coordinar una cita médica. Y así por el estilo. De modo que puedes poner en tu agenda la tarea de revisar los pasajes a la hora de almuerzo. Otra opción es colocar en agenda un día para levantarte media hora antes de lo normal y dedicar tiempo a investigar de tu viaje a Japón. Y así por el estilo. Lo importante es que cada actividad de tu tabla tenga un día y una hora en la que se va a realizar esta semana.
  8. Mueve o elimina aquellas actividades que no estén en tus prioridades u obligaciones laborales. Al hacerlo, liberarás tiempo que podrás dedicar a tus actividades de tus prioridades.

Ten paciencia contigo. Quizás las primeras veces te tome un poco más de tiempo en lo que fijas el hábito. Sigue estos pasos y muy pronto verás los resultados asumir una postura de responsabilidad con tu tiempo.

Cuéntanos como te va con tu ejercicio de organización semanal. ¡Feliz miércoles! 😊

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